Bryan Lokhorst, Manager Credit Management Timing Uitzendbureau

“Niet klakkeloos uitvoeren, maar sparren over verbeteringen.”

*Aryza Dunning is de nieuwe productnaam van S4Dunning

Timing Uitzendbureau behoort tot de drie grootste uitzendorganisaties van Nederland. De organisatie uit Apeldoorn is gespecialiseerd in de bemiddeling van flexkrachten voor uitvoerend werk: van orderpickers tot schoonmakers, van horeca- tot winkelpersoneel. Sinds medio 2021 maakt Timing voor debiteurenbeheer gebruik van Aryza Dunning, de debiteurenbeheer software van Aryza.

Timing Uitzendbureau ontstond in 1994 door de fusie van drie regionale arbeidsbureaus uit het midden van Nederland. Sindsdien is de groei snel gegaan, zowel autonoom als door overnames. Er werken dagelijks 25.000 flexkrachten namens Timing voor zo’n 1.200 opdrachtgevers via een netwerk van ruim 100 vestigingen, verspreid over het hele land. Onder Timing vallen ook de merken als In Person (franchiselabel) en Persoonality (payrollbedrijf). Tot 2022 was Timing onderdeel van de ADG dienstengroep, maar inmiddels is het overgenomen door het Franse familiebedrijf PROMAN, een grote Europese speler in de uitzendbranche.

Gericht op doeners

Sinds 1 juni 2021 werkt Bryan Lokhorst bij Timing op het hoofdkantoor in Apeldoorn als manager van de afdeling Credit Management. Lokhorst studeerde Financial Service Management aan de Hogeschool Windesheim in Zwolle en volgde een premaster Bedrijfskunde aan de Universiteit van Amsterdam. Daarna werkte hij bij Rabobank als accountmanager en financieringsspecialist, gevolgd door een baan als credit risk analyst bij FrieslandCampina. Toen Timing hem benaderde voor een functie als manager Credit Management, aarzelde hij niet lang. “Dit is geen doorsnee speler in de uitzendbranche. We richten ons vooral op de doeners die de economie draaiende houden. Aan de term ‘handjes’ hebben we een hekel. Respect is een belangrijk onderdeel van de omgang met onze flexwerkers. Dat vragen wij ook van onze opdrachtgevers. Respect betekent onder meer dat je moet zorgen voor een veilige werkomgeving en voor fatsoenlijke betalingen. Merken wij bij een opdrachtgever dat het daaraan schort, dan doen wij er geen zaken meer mee. We willen – zo luidt ook onze slogan – de meest gewaardeerde flexregisseur zijn. Vanuit die optiek kijken we niet naar uitzendkrachten als productiemiddel, maar vooral als mens. Dat is een van de redenen van ons succes.”

Aandacht voor persoonlijke ontwikkeling

Andere redenen van dat succes zijn de aandacht voor persoonlijke ontwikkeling en waardevol zijn voor de omgeving, weloverwogen overnames en samenwerking met overheidsinstellingen, regionaal en landelijk, om mensen op te leiden, aan werk te helpen en te houden. Lokhorst: “Ook hebben we de laatste jaren kunnen profiteren van de economie die de wind mee heeft. Een ander bijzonder aspect aan dit bedrijf is dat wij, ondanks onze groei, als organisatie niet te log en te star zijn geworden. Dat is een gevaar dat bij succes en groei altijd op de loer ligt.”

Gemakkelijk te leren

Lokhorst stuurt op de afdeling Credit Management een team van zes medewerkers aan. De belangrijkste taken van de afdeling zijn klantacceptatie en risicobeoordeling, facturatie, debiteurenbeheer en de financiële debiteurenadministratie. Toen Lokhorst per 1 juni 2021 binnenkwam, was het besluit tot aanschaf van Aryza Dunning van Aryza al genomen. “Bij de implementatie ben ik wel nauw betrokken geweest”, vertelt hij. “Dat verliep overigens voortvarend. Het systeem is gemakkelijk te leren. Alle medewerkers waren er positief over, onder meer omdat het visuele gedeelte goed in elkaar steekt. Een belangrijke gewenning was de zichtbaarheid van de vervolgstappen. In het oude systeem was het hele traject zichtbaar, van de eerste aanmaning tot de overdracht aan incassopartners. Aryza Dunninglaat acties pas zien als ze uitgevoerd moeten worden. Dat is ook logisch, vind ik. Want als je de eerste actie uitvoert en de klant betaalt alsnog, dan zijn alle vervolgstappen theoretisch en dus niet meer van belang. Een bijkomend voordeel van de komst van Aryza Dunning was dat we gedwongen waren goed na te denken over hoe slim je debiteurenbeheerproces in elkaar steekt. Van wanneer je de eerste aanmaning stuurt tot welke teksten per fase je daarbij gebruikt. Bij dit alles zijn we tijdens de invoering bijzonder goed gesteund door Aryza.”

Erbovenop zitten

Debiteurenbeheer is in de uitzendbranche altijd een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering. Al is het maar omdat uitzendkrachten direct uitbetaald krijgen en de klant achteraf de factuur ontvangt. Timing boekte een omzet in 2021 van 630 miljoen euro, waarvan dagelijks 80 tot 100 miljoen euro openstaat met een wisselend percentage aan overstand. “Des te meer reden om erbovenop te zitten”, aldus Lokhorst. “Zeker omdat wij veel kleinere opdrachtgevers als klant hebben. Een horecabedrijf met bijvoorbeeld een kok en twee mensen in de bediening. Aan de andere kant hebben we ook een machtspositie. Bij wanbetalers hebben we de mogelijkheid om drukmiddelen in te zetten. Dat is zeer zeldzaam. Het goede contact met onze klanten is ons veel meer waard, samen komen we er vaak echt wel uit.

Samenwerking Aryza Dunning en Navision

Alle informatie over klanten, contracten en gewerkte uren door uitzendkrachten wordt bij Timing vastgelegd in het ERP- en boekhoudpakket Navision. Lokhorst: “Navision heeft wel een functie voor debiteurenbeheer, maar die is niet zo overzichtelijk. Het grote voordeel van Aryza Dunning is juist dat alle informatie glashelder wordt weergegeven.” Vanuit Navision worden drie maal per dag de benodigde gegevens voor uitgaande facturen en over ontvangen betalingen via bronbestanden naar AryzaDunning overgezet. Iedere klant wordt wekelijks gefactureerd, met een betaaltermijn van meestal twee weken. “Dat niet iedereen op tijd betaalt, heeft allerlei oorzaken. Klanten hebben zo hun eigen procedures: het laden van onze facturen in hun systeem, het uitvoeren van het accorderingsproces en van de betaalrun. Binnen een week betaald krijgen is ambitieus, binnen twee weken zou over het algemeen moeten lukken. Maar er kan natuurlijk van alles misgaan: de factuur is niet ontvangen, er is een dispuut over de samenwerking, de hoogte van de factuur wordt betwist, de klant heeft financiële problemen of er is nog iets anders aan de hand.”

Eerlijk en transparant

Het beleid voor debiteurenbeheer bij Timing is met de invoering van Aryza Dunning aangescherpt. In grote lijnen komt het erop neer dat de afdeling na vervaldatum eerst een herinnering stuurt, vervolgens gaat bellen, dan de tweede en laatste herinnering stuurt en tot slot de ingebrekestelling. Is het geld na die laatste stap nog steeds niet ontvangen, dan gaat de vordering over naar de incassopartners en naar de eigen juridische afdeling. “Dat is een heel strakke aanpak”, zegt Lokhorst. “Dat hoor ik ook terug van collega’s die bij andere grote uitzendorganisaties werken. Klopt, maar het werkt wel. Strak, maar ook eerlijk en transparant. De eerste aanmaning en belactie doen wij, daarna werken we samen met onze collega’s in het land om erachter te komen wat er met hun klant aan de hand is. Zo kun je onduidelijke situaties vaak oplossen zonder de relatie met de opdrachtgever te verstoren.”

Faire vergelijking

De invoering van Aryza Dunning is succesvol geweest, aldus Lokhorst. “Het kwantificeren daarvan – bijvoorbeeld de snelheid van betalen – is lastig omdat je wel een faire vergelijking moet maken. En dat is door alle effecten van de coronapandemie bijna niet mogelijk. Door de coronamaatregelen hebben we klanten zien omvallen, dat was onvermijdelijk. Aan de andere kant hebben we, met name in de horecabranche, klanten de mogelijkheid geboden om bijvoorbeeld betalingen uit te stellen. Je kunt dan wel heel gemakkelijk de stekker uit zo’n bedrijf halen door het faillissement aan te vragen, maar daar is niemand mee geholpen.”

Wensen

Sinds de invoering van Aryza Dunning zijn kleine wijzigingen doorgevoerd om het debiteurenbeheer verder te vervolmaken. Zo koos Timing zelf bij de start voor een handmatig vinkje om de eerste herinnering te versturen. “We dachten toen dat dit een goed idee was, maar het bleek alleen maar vertraging op te leveren. Verder is er een klein aantal klanten waarbij de commerciële relatie belangrijker is dan de overstand. Die uitzonderingen hebben we nu ook in Aryza Dunning vastgelegd. Een andere verandering betreft de factuuroverzichten waar sommige klanten om vragen. Dat deden wij handmatig door de data vanuit Navision naar Excel over te zetten. Dat kostte te veel tijd. Inmiddels is dit nu in Aryza Dunning geprogrammeerd. De klanten die dat willen, krijgen elke maandagochtend automatisch een overzicht van alle openstaande facturen. Een zelfde soort rapportage gebruiken we intern zodat medewerkers op elk moment een overzicht kunnen opvragen van al hun klanten met openstaande facturen. We bekijken nu ook hoe we bij de eerste herinnering direct een kopie van de factuur kunnen meesturen. Dat scheelt weer tijd als de klant na de herinnering zegt dat de factuur niet is ontvangen. Bij al dat soort verbeteringen hebben we nauw overleg met Aryza. Dat gaat heel goed. Ook omdat zij niet klakkeloos uitvoeren wat wij willen, maar altijd terugkomen met de vraag: waarom wil je dat? En dan komen zij op basis van hun ervaring vaak met een betere oplossing.”