Martijn Pouwels en Karien Helmink, afdeling finance van Pinkcube

“Sneller anticiperen, sneller reageren en sneller over je geld beschikken.”

*Aryza Dunning is de nieuwe productnaam van S4Dunning

Aan de rand van Doetinchem bevindt zich in een fraai gerenoveerd schoolgebouw het hoofdkantoor van Pinkcube, leverancier van promotieartikelen en relatiegeschenken. Het Achterhoekse bedrijf is in sneltreinvaart uitgegroeid tot een toonaangevende online speler in deze competitieve branche, onder het motto moeiteloos het mooiste resultaat. Voor debiteurenbeheer maakt Pinkcube sinds 2016 gebruik van Aryza Dunning, de debiteurenbeheer software van Aryza.

In 2009 werd Pinkcube opgericht, met toch wel een bijzondere aanleiding. Een van de oprichters had een internetbureau en merkte, toen hij zelf promotieartikelen wilde bestellen, hoe moeilijk dat kon zijn. Dat moest beter kunnen – en Pinkcube was geboren als online leverancier van promotieartikelen en relatiegeschenken, op basis van een helder proces dat voor elke klant duidelijk is.

FD Gazelle

De opvallende groei bleef niet onopgemerkt. Het bedrijf sleepte de ene na de andere FD Gazelle in de wacht, de prijs die Het Financieele Dagblad jaarlijks uitreikt aan de bedrijven met de grootste omzetstijging. De groei ving Pinkcube onder meer op door de automatisering van de processen steeds verder door te voeren en te verfijnen. “Ook de personele bezetting nam toe”, zegt Martijn Pouwels, finance manager van Pinkcube. “We hebben een heel goede relatie met het Graafschap College en de Hogeschool Arnhem Nijmegen. Op elke afdeling hebben we wel een stagiair.”

In afwachting van herstel

De branche waarin Pinkcube werkt, is hard getroffen door de coronapandemie. Evenementen, beurzen en festivals – waar een belangrijk deel van de omzet vandaan komt – vielen weg en zijn nog steeds niet teruggekomen. “Het was een flinke klap”, zegt Karien Helmink, finance representative bij Pinkcube, met gevoel voor understatement. “Maar we hebben de kans aangegrepen om het hele bedrijf en al onze processen nogmaals door te lichten en te verbeteren waar dat nog mogelijk was. We zien de laatste paar maanden dat bedrijven meer vertrouwen krijgen en langzaamaan komen er steeds meer orders binnen. We hopen dat na de zomer het herstel echt doorbreekt. Het is een lastige tijd geweest. We zijn er dan ook trots op dat we, ondanks alle onzekerheid, onlangs zijn gecertificeerd als een Great Place to Work door alle medewerkers. Dat zegt wel wat.”

Eigen development

Vanaf de oprichting in 2009 speelt het eigen development-team een cruciale rol in de groei. Martijn Pouwels: “Zij zijn afkomstig uit het internetbedrijf dat aan de basis van Pinkcube lag. De ICT-kennis hebben we in huis gehouden, waardoor we onze eigen systemen bouwen en onderhouden om efficiënt en effectief te kunnen automatiseren. Je kunt ons beter beschouwen als een e-commerce-bedrijf dat in de promotiebranche werkt in plaats van omgekeerd. In de online tak van onze branche behoren we tot de top 3 in de Benelux. En er zit nog volop groeipotentie in, want een groot deel van de sector hanteert nog een traditionele aanpak.”

Breed aanbod

De website van Pinkcube is hét loket waar klanten en prospects hun promotieartikelen kunnen bestellen: van tassen, drinkwaren en health & wellness-producten tot pennen, gadgets en kleding. En nog veel meer, vervolgt Martijn Pouwels. “We hebben zo’n 15.000 artikelen die we direct kunnen leveren. Je kunt het zo gek niet bedenken of het staat wel op onze site. De belangrijkste leveranciers zijn gekoppeld aan de webshop zodat zij hun nieuwe producten zelf in ons systeem kunnen zetten, waarna onze eigen configurator ze personaliseert, van prijzen voorziet en op de website ontsluit. Dat gebeurt geheel automatisch, waarbij natuurlijk allerlei checks zijn ingebouwd om de informatie zo betrouwbaar mogelijk te houden. Dat moet ook wel, want zoveel producten kun je niet handmatig bijhouden.”

Kernwaarden

Snelheid is een van de belangrijkste kernwaarden van Pinkcube, want dat is ook waar kopers van promotieartikelen naar op zoek zijn. Een offerte is binnen een minuut verstuurd, een gratis digitale drukproef met bijvoorbeeld het logo van de klant binnen een uur. Snelheid staat niet alleen bij de levering van producten centraal, maar ook in de responstijd van de klantenservice via chat, e-mail of telefoon. Pinkcube koppelt snelheid altijd aan de andere kernwaarden van het bedrijf: moeiteloos bestellen, zekerheid en kwaliteit. Dat laatste gebeurt onder meer door met duidelijke all-in prijzen te werken en met streng geselecteerde leveranciers. “Onze kernwaarden zijn vanaf de oprichting leidend geweest”, legt Karien Helmink uit. “We wisten dat we het anders moesten doen. En het werkt, dat zien we ook aan de beoordeling die klanten ons via het onafhankelijke platform Kiyoh geven. Gemiddeld scoren we een 8,8. Kijk je naar de afgelopen 12 maanden, dan is dat oordeel gestegen naar een 9,3. Ook het aantal beoordelingen nam toe. Daar zijn we natuurlijk ontzettend blij mee. Want hoe meer klanten reageren, hoe waardevoller hun oordeel is.”

Klachten

Niet alles gaat natuurlijk goed. Dat kan ook niet gezien de enorme aantallen bestellingen. “We krijgen ook wel eens klachten”, zegt Martijn Pouwels. “Niet veel, maar het komt voor. Juist dan kun je het verschil maken. Juist dan merkt de klant hoe waardevol service is en wat we doen om de klacht op te lossen en de klant te helpen.”

Financieel traject

Aan al die klanten en hun orders is een geldstroom verbonden waarvoor Martijn en Karien samen verantwoordelijk zijn. Karien Helmink: “In 2016 zijn we overgestapt op Aryza Dunning voor debiteurenbeheer. Het pakket dat wij eerder gebruikten, kon de groei niet aan. Daardoor kostte het ons extra tijd en als gevolg daarvan gebeurde het ook niet consequent genoeg. Op een gegeven moment zijn we gaan onderzoeken hoe het anders zou kunnen. Toen kwam Aryza Dunning in beeld, ook doordat zij toevallig bij ons promotieartikelen hadden besteld. Dat is nu vijf jaar geleden en in al die tijd heeft het systeem naar tevredenheid gewerkt.”

Direct betalen, of achteraf

Een groot deel van de klanten betaalt vooraf, een ander deel achteraf. “Uitgangspunt is”, vertelt Martijn Pouwels, “dat de klant bij de bestelling betaalt, het liefst via iDEAL. Het geld wil je natuurlijk zo snel mogelijk binnenkrijgen. Bij het afronden van de bestelling krijgt de klant een keuze uit verschillende betalingsmogelijkheden. Aryza Dunning hebben we nodig als het om factuurklanten gaat die achteraf betalen. Een groot voordeel is dat Aryza Dunning partner is van Exact, de software die wij voor onze boekhouding gebruiken. Elke dag synchroniseren we de facturen in Exact met de informatie in Aryza Dunning. In het pakket hebben we de workflow in vier fasen ingericht: met een herinnering, een aanmaning, een belactie en een laatste-kans-mail. We gaan daar heel zorgvuldig mee om. Zo voeren we een extra synchronisatie uit om eventueel later ontvangen betalingen te verwerken. Ook vindt er een laatste check op het bankboek plaats voordat we de herinneringen versturen. Aryza Dunning is voor ons het dashboard om te zien hoe het ervoor staat met de debiteuren en welke acties we moeten ondernemen. Dat werkt perfect.”

Notities

Ook wordt er goed gebruikgemaakt van de notitiefunctie in Aryza Dunning om bijvoorbeeld na een belactie de gemaakte afspraken te noteren. Karien Helmink: “Dat is altijd handig om in een volgende fase op terug te vallen. Het systeem houdt een uitgebreide historie van de klant bij. Bijvoorbeeld om terug te kijken hoe het verlopen is met een eerdere bestelling die niet op tijd werd betaald.”

Op die manier besteedt de afdeling finance van Pinkcube alleen aandacht aan uitblijvende betalingen wanneer dat echt nodig is. Martijn Pouwels: “We zien niet elke factuur meer. Facturen worden automatisch in ons ordersysteem gegenereerd en komen van daaruit automatisch in de boekhouding terecht en vervolgens weer automatisch in Aryza Dunning. Terwijl we vroeger post voor post handmatig controleerden, zijn we nu vooral bezig processen op het hoogste niveau te monitoren. Aryza Dunning is een fijne schakel met Exact en biedt continu inzicht, waardoor we sneller kunnen anticiperen, sneller reageren en daardoor sneller over ons geld beschikken.”

Incasso
Ook bij een mogelijke laatste stap komt Aryza Dunning om de hoek kijken, wanneer zeker is dat de factuur niet betaald gaat worden en Pinkcube het incassobureau inschakelt. Karien Helmink: “Zij maken ook gebruik van Aryza Dunning. Wat als voordeel heeft dat we met één druk op de knop het complete dossier kunnen overhevelen. Onze incassopartner krijgt dan een pop-up op het scherm en ze kunnen direct aan de slag. Terwijl wij weer in Aryza Dunning kunnen volgen welke acties zij nemen, hoe de debiteur reageert en of er betalingen zijn ontvangen. Ideaal.”