Barbara ter Kuile en Stefano Nocco

“Aan het eind van de eerste dag waren ze net zo enthousiast als wij.”

*Aryza Navigate is de nieuwe productnaam van Credit Navigator

Gerechtsdeurwaarderskantoor Buik & Van der Horst is gevestigd in de binnenstad van Leiden, aan de Boommarkt, met uitzicht op de Rijn en het Galgewater. Leidser kun je het niet maken. Al snel na de oprichting in 1994 werd het kantoor klant van Aryza, toen nog EuroSystems geheten. In al die jaren is de relatie hecht gebleven, met als meest recente vernieuwing de introductie van de GoCollect App bij Buik & Van der Horst, in het najaar van 2021.

De GoCollect App maakt het mogelijk om snel en eenvoudig digitaal exploten uit te brengen bij schuldenaars. De informatie van deze exploten is onmiddellijk na uitreiking beschikbaar in Aryza Navigate van Aryza, het systeem dat Buik & Van der Horst gebruikt voor alle aspecten van minnelijke en gerechtelijke incassotrajecten en alle andere werkzaamheden die zij als gerechtsdeurwaarders doen.

Nieuwe generatie

In de loop van de jaren hebben de oprichters en naamgevers van Buik & Van der Horst plaatsgemaakt voor een nieuwe generatie gerechtsdeurwaarders. De directie bestaat sinds 2017 uit Jurjen van Dijk, Barbara ter Kuile en Michael Pijnenburg. Het kantoor telt 25 medewerkers, onder wie 9 gerechtsdeurwaarders. Toegevoegd gerechtsdeurwaarder en operationeel directeur Stefano Nocco is een belangrijke spil in het web van Buik & Van der Horst. Vanuit die positie was hij ook leidend in de uitrol van de GoCollect App. De top van het kantoor heeft een sterke reputatie in gerechtsdeurwaardersland. Zo is Barbara bestuurslid bij de KBvG, hanteert Michael Pijnenburg de voorzittershamer van de ledenraad van de vereniging en is Stefano lid van diezelfde ledenraad. Jurjen van Dijk zit weer in de gebruikersvereniging DipNed om alle ontwikkelingen voor Aryza Navigate van Aryza te volgen.

Potje breken

De plek midden in de binnenstad hangt nauw samen met het opendeurbeleid dat altijd een belangrijk kenmerk van Buik & Van der Horst is geweest. Barbara ter Kuile: “Iedereen is welkom, mensen lopen gemakkelijk bij ons naar binnen. Om te betalen, maar ook voor vragen. Een belangrijk deel van onze doelgroep is niet in staat om alle finesses te begrijpen van de stukken die ze in ontvangst nemen en de consequenties ervan. Als ze hulp daarbij nodig hebben, moet je die laagdrempelig kunnen bieden. De maatschappij is ingewikkeld geworden. Er zijn nog steeds veel mensen die niet met een computer overweg kunnen, laat staan met een DigiD. Die moet je helpen.” Stefano Nocco beaamt de benaderbaarheid van het kantoor. “En van jezelf als persoon als je bij een schuldenaar over de drempel stapt om te vertellen wat voor keuzes iemand moet maken. Of zelfs sterker: wanneer jij die keuzes maakt. Dat grijpt ontzettend in levens van mensen in en daar moet je je altijd van bewust zijn. Met die opstelling kun je wel een potje breken bij mensen. Ik probeer snel op één lijn met iemand te komen. Mensen weten ook dat ze altijd naar kantoor kunnen bellen om te vragen of ze Stef even kunnen spreken. De kracht van ons kantoor is onze duidelijkheid over de positie die wij vinden dat een gerechtsdeurwaarder moet innemen, namelijk door tussen schuldeiser en schuldenaar in te staan om zo het recht te dienen. Het is geweldig werk, heel goed voor je eigen rugzakje. Je ontmoet zo veel mensen, je hoort zo veel levensverhalen. Soms kan het gruwelijk misgaan met mensen, maar er zijn ook mensen die in staat zijn om uit een schuldensituatie te komen en die ons dolblij opbellen als alles is afgelost.”

Geld en principes

Naast landelijke opdrachten voor het CJIB werkt Buik & Van der Horst vooral ten behoeve van regionale spelers in Leiden en verre omstreken, zoals woningbouwverenigingen en lagere overheden, maar ook voor het mkb, de advocatuur en particulieren. Barbara: “Onze aanpak is dat we automatiseren waar we dat kunnen in combinatie met onze laagdrempelige aanpak, waarbij we altijd de menselijke maat in het oog houden. En dat levert resultaten op, dat is duidelijk aan onze scores te zien. Daarnaast willen we vooral pragmatisch zijn. Begrip tonen voor schuldenaars heeft ook een praktische kant. Want als jij geen normaal gesprek met mensen voert, zetten ze hun hakken in het zand. En dan komt iedereen er heel gefrustreerd uit en intussen heb je geen cent geïncasseerd. Pragmatisch kan ook betekenen dat we onze opdrachtgevers soms moeten vertellen dat wat ze willen niet verstandig is. Dan moet je soms op de rem trappen, om te voorkomen dat er onnodige kosten worden gemaakt. Want daar heeft niemand wat aan, de schuldeiser niet en de schuldenaar niet. ‘Wij incasseren geld, geen principes’, zei Bram Buik altijd. Die stelling is nog steeds van toepassing.”

Trouwe klant

Buik & Van der Horst is vrijwel vanaf het begin klant van wat toen nog EuroSystems en inmiddels Aryza heet. Het kantoor heeft alle veranderingen gevolgd, inclusief de overstap van wat toen nog EuroDossier, vervolgens Credit Navigator en inmiddels Aryza Navigate heet. “Die overgang ging overigens probleemloos”, zegt Barbara. “Aryza Navigate is verweven met alle aspecten van ons werk. We maken nog niet van alle mogelijkheden gebruik en we breiden de functionaliteit alleen uit als dat nodig is. Ik ben nu bijvoorbeeld bezig met het aanscherpen en invoeren van de voorwaarden voor het minnelijke incassotraject: op welk moment krijgt iemand een brief, een telefoontje, een bezoek, dat soort zaken. Als je daarmee bezig bent, is het altijd fijn dat je met iemand van Aryza kunt sparren. Want die heeft natuurlijk ook kennis van hoe dat bij andere kantoren gaat.
Niet dat je dat 1 op 1 overneemt. Je moet het systeem natuurlijk altijd inrichten zoals het bij jouw organisatie past. Dat is een doorlopend proces.”

Wittebroodsweken

De belangrijkste recente verandering is de introductie van de GoCollect App in de herfst van 2021. Dat is nog relatief kort geleden. Het kantoor zit met de app nog in de ‘honeymoon-fase’, zoals Barbara dat omschrijft, maar tot nu toe bevalt het uitstekend. Collega Stefano: “We hebben ook veel opgestoken van collegakantoren die ermee werken. Bijvoorbeeld Snijder Incasso en Gerechtsdeurwaarders uit Beverwijk. Zij waren al eerder met de app aan de slag gegaan. Het is altijd leuk om van elkaar te leren.” De werkwijze met de app betekent dat de gerechtsdeurwaarder die een exploot uitbrengt twee keer een handtekening zet: op het papieren exploot dat bij de schuldenaar of gedaagde wordt achtergelaten en met een digitale pen op een exacte kopie op een tablet. Na de ondertekening van het digitale exploot wordt alle informatie direct bijgewerkt in het dossier in Aryza Navigate. Stefano was de eerste die, na een korte training door Mike Ferkranus van Aryza, als ‘testdeurwaarder’ de weg opging met zijn tablet. “En dat beviel prima. Het is een extra stap aan de deur geworden, maar daar staat veel tegenover. Je moet er even handigheid in krijgen. Het bespaart heel wat werk op kantoor. Scannen is niet meer nodig, dat geldt ook voor het bijwerken van het repertoire en kosten worden direct geboekt.”

Veel minder belletjes

Barbara noemt nog andere voordelen. “De tijdregistratie bijvoorbeeld en misschien nog wel het allerbelangrijkste: er zit geen ruis meer tussen. Als gerechtsdeurwaarders fulltime rijden, kan het gebeuren dat het een dag of twee duurt voordat ze weer op kantoor komen. Vroeger was dat het moment dat zij pas hun exploten lieten boeken in het repertoire. Dat is nu anders, want tegelijk met het uitreiken wordt het digitale exploot meteen in het systeem vastgelegd. Dat werkt fantastisch. Als de opdrachtgever dan bijvoorbeeld belt hoe het is gegaan – en dat gebeurt vaak genoeg – dan kan de medewerker op kantoor direct in Aryza Navigate zien wat er wanneer is gebeurd. Dat scheelt weer heel wat rondbellen. We zien overigens nog veel meer mogelijkheden voor de app. Het zou bijvoorbeeld mooi zijn als je aan de deur ook notities kunt vastleggen over afspraken die met de schuldenaar zijn gemaakt. Of dat je gegevens kunt uitwisselen met een coördinerend gerechtsdeurwaarder wanneer dat nodig is. Dat laatste is natuurlijk ook afhankelijk van de ontwikkelingen rondom het DBR, het digitaal beslagregister.”

Van scepsis naar enthousiasme

Stefano heeft zelf aan de hand van zijn ervaringen die eerste dag al zijn collega-gerechtsdeurwaarders getraind in het gebruik van de app. “Zo gemakkelijk is het dus. En ik heb ook gezegd: jongens en meisjes, er kan niets kapot, dus doe het maar gewoon. En alles wat je verkeerd doet, is weer te herstellen. Het is heus niet zo dat iedereen direct stond te springen. Zeker een paar oudere collega’s waren ronduit sceptisch. Maar ze zijn er toch mee de weg opgegaan. En aan het eind van hun eerste dag waren ze net zo enthousiast als wij.”