Professionelles Forderungs-management für Reiseveranstalter
Die Reiseindustrie hat den Krisenmodus verlassen. Erstmals seit Corona verzeichnete die Branche im vergangenen Jahr ein Umsatzplus. Doch ein Boom bei den Buchungen geht auch mit einer Steigerung der Zahlungsausfälle einher. Ein effizientes Forderungsmanagement bis hin zur Abwicklung im gerichtlichen Mahnverfahren werden in diesen Tagen für Reiseveranstalter zu einem echten Wettbewerbsvorteil.
Herausforderungen im Forderungsmanagement
Reiseveranstalter stehen vor speziellen Herausforderungen im Forderungsmanagement:
- Dem richtigen Umgang mit nicht fristgerechten Kundenanzahlungen.
- Einer effizienten Bearbeitung von Stornierungen und Rückerstattungsforderungen gemäß den geltenden Richtlinien.
Sowohl die eigene finanzielle Gesundheit, als auch die Kundenzufriedenheit hängen davon ab.
Bei Last-Minute-Reisen bieten viele Veranstalter aufgrund der Kurzfristigkeit in der Regel gar keine bei den Kunden beliebten Zahlungsarten wie Lastschrift oder Rechnung an, da diese zu unsicher sind.
Das verwundert nicht: Laut Auskunftei Creditreform spielt der Zeitraum zwischen Buchungs- und Abreisetag im Risikomanagement eine gewichtige Rolle. Interne Auswertungen der Creditreform haben gezeigt: Je kürzer der Abstand zwischen Buchungstag und Abreisetag, desto größer das Risiko für Zahlungsausfälle.
Umsatzpotenzial, das aufgrund mangelnden Risiko- und nachgelagerten Forderungsmanagements ungenutzt bleibt. In der Praxis fehlen oft Transparenz, Geschwindigkeit und die richtigen Informationen. Häufig wird noch auf das Forderungsmanagement in der Excel-Tabelle gesetzt.
Die selbstgemachte Lösung ist auf den ersten Blick günstig – aber nur auf den ersten.
Lösungsansätze
Eine professionelle Forderungsmanagement Software kostet meist nur den Bruchteil eines zusätzlichen Mitarbeiters im Forderungsmanagement. Unseren Berechnungen zufolge liegt das Einsparpotenzial bei etwa 70 % ab dem zweiten Jahr. Gleichzeitig steigert es die Effizienz für das bestehende Team gewaltig. Folgende Vorteile bietet eine professionelle Lösung im Vergleich zur selbst gebastelten Excel-Tabelle.
1. Schritt – Segmentierung
Die Segmentierung von Kunden und Schuldnern auf Basis von internen und externen Daten sowie künstlicher Intelligenz ermöglicht eine perfekt zielgerichtete Multi-Channel-Kommunikation. In Kombination mit dem richtigen Wortlaut gelingt eine effektive, auf die Bedürfnisse und Möglichkeiten der Schuldner abgestimmte Kommunikation, die die Rückzahlungsquote deutlich steigert.
Beispiel: Ein Reiseveranstalter hat 10.000 säumige Kunden bzw. Schuldner in seinem Forderungsmanagement-System. Die Lösung segmentiert und adressiert diese Kunden wie folgt:
- Uninformierte Bucher: Kunden, die ihre Anzahlung nicht fristgerecht leisten, oft weil ihnen die Konsequenzen unklar sind. Eine klare, informative Kommunikation über E-Mail oder Brief schärft hier das Bewusstsein. Beispiel: Ein Informationsbrief über die Wichtigkeit der Anzahlung für die Sicherung der Reisebuchung.
- Kooperationsbereite Stornierer: Kunden, die eine Reise kurzfristig stornieren und offen für die Begleichung anfallender Stornogebühren sind. Persönliche Telefonate wirken hier positiv und Lösungen wie Teilzahlungen mindern die finanzielle Belastung.
- Last-Minute-Bucher: In dieser Gruppe ist das Risiko für Zahlungsausfälle höher. Eine spezielle Aufmerksamkeit erfordert die Kommunikation der Zahlungsbedingungen, z. B. durch direkte, klare E-Mail-Kommunikation, die die Dringlichkeit betont.
- Reaktionslose Kunden: Kunden, die auf Zahlungserinnerungen nicht reagieren, benötigen eine angepasste Strategie. Hier kann der Einsatz multipler Kommunikationskanäle – E-Mail, Brief und Telefon – die Dringlichkeit unterstreichen und zur Zahlung motivieren.
2. Schritt Automatisierung
Sind die Schuldnergruppen segmentiert, können entsprechende Workflows eingerichtet werden. Manuelle Schritte sind dann nicht mehr notwendig. Ein automatisiertes Forderungsmanagement spart insbesondere im B2C-Kontext Zeit, da ein großes Volumen von Kundinnen und Kunden nach vorher festgelegten Regeln adressiert werden kann — zum Beispiel die 10.000 Kunden/Schuldner aus unserem vorherigen Beispiel. Zahlungsvereinbarungen können direkt über die Plattform verwaltet und abgewickelt werden, was den Prozess vereinfacht und beschleunigt.
Durch die Automatisierung von Kernprozessen und wiederkehrenden Arbeitsschritten wird der Aufwand für die Eigenbetreibungalso spürbar gesenkt. Auch im weiteren Verlauf, zum Beispiel bei der Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens oder der Zwangsvollstreckung bietet die Automatisierung dramatische Zeiteinsparpotenziale.
Forderungsmanagement für Reiseveranstalter
Immer mehr Kunden geraten in der aktuellen wirtschaftlichen Situation in eine finanzielle Schieflage. Das Risiko für Zahlungsstörungen und –ausfälle steigt. Eine intelligente Forderungsmanagement Software ist für den Cashflow wichtiger denn je. Die Herausforderung besteht darin, den Kunden nicht zu verlieren und trotzdem die Forderung auszugleichen. Mit unserer fortschrittlichen Software-Lösung gelingt Ihnen dieser Spagat: Kundenbeziehungen und Liquidität erhalten – mit Kommunikation statt Konflikt.
Weitere Benefits
Transparenz
Ein professionelles Forderungsmanagement ermöglicht die volle Kontrolle über den Mahnprozess. Alle Mitarbeitenden haben jederzeit Einsicht in den Status quo der ihnen zugeordneten anfallenden Aufgaben. Auch die Urlaubsvertretung kann Wiedervorlagen einsehen und entsprechend bearbeiten. Die Teamleitung hat jederzeit Einsicht in alle Wiedervorlagen.
Dies ermöglicht eine optimale Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen im Zahlungsverhalten der Schuldner.
Tickettool
Ein Tickettool zeigt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Forderungsmanagement die Möglichkeit für die nächsten Schritte im Prozess des Forderungsmanagements an. So sieht der Mitarbeiter, ob noch eine Teilzahlungsvereinbarung getroffen werden kann oder ob bereits ein Mahnbescheid versendet werden muss. Aufgaben können so systematisch und Schritt für Schritt abgearbeitet werden.
Datenmanagement
Die noch zielgerichteter erfolgen kann, wenn die richtigen externen Daten hinzugefügt werden. Dafür ist eine Integration von Auskunfteien, Adressanbietern oder Inkassodienstleistern möglich.
Der Vorteil: Zeitaufwendige Schritte wie die Abfrage einzelner Bonitätsdaten bei Auskunfteien entfallen. Daten zum Beispiel von der Creditreform müssen nicht mehr einzeln im Browser abgerufen werden, sondern fließen direkt in das Forderungsmanagement-System ein und ermöglichen einen 360-Grad-Blick auf jeden Kunden.
Selbstverständlich ermöglicht ein professionelles Forderungsmanagement-System auch den Export von vorkonfiguriert Reports.