Bryan Lokhorst, Leiter Kreditmanagement bei Timing Uitzendbureau
„Nicht blindlings umsetzen, sondern an Verbesserungen arbeiten“.
Timing Uitzendbureau
Timing Uitzendbureau ist einer der drei größten Personaldienstleister in den Niederlanden. Die Organisation mit Sitz in Apeldoorn ist auf die Vermittlung von flexiblen Arbeitskräften für leitende Positionen spezialisiert: von Kommissionierern bis zu Reinigungskräften, von Catering bis zu Ladenpersonal. Seit Mitte 2021 nutzt Timing Aryza Dunning, die Kreditmanagement-Software von Aryza, für das Debitorenmanagement.
Timing Uitzendbureau wurde 1994 durch den Zusammenschluss dreier regionaler Arbeitsvermittlungsagenturen in den Niederlanden gegründet. Seitdem ist das Unternehmen sowohl organisch, als auch durch Übernahmen schnell gewachsen. Timing beschäftigt täglich 25.000 Flexworker, die bei rund 1.200 Kunden im Einsatz sind. Das Unternehmen betreibt ein Netz von über 100 Büros im ganzen Land. Zu Timing gehören auch Marken wie In Person (Franchise-Label) und Personality (Lohnbuchhaltungsunternehmen). Bis 2022 gehörte Timing zur Dienstleistungsgruppe ADG, wurde dann aber vom französischen Familienunternehmen PROMAN, einem großen Akteur in der Personalbranche, übernommen.
Ausgerichtet auf Macher
Seit dem 1. Juni 2021 arbeitet Bryan Lokhorst in der Hauptgeschäftsstelle von Timing in Apeldoorn als Leiter der Abteilung Kreditmanagement. Lokhorst hat Finanzdienstleistungsmanagement an der Hogeschool Windesheim in Zwolle studiert und anschließend einen Premaster in Business Administration an der Universität Amsterdam absolviert. Danach war er bei der Rabobank als Kundenbetreuer und Finanzspezialist tätig und arbeitete anschließend als Kreditrisikoanalyst bei FrieslandCampina. Als Timing an ihn herantrat, um ihm eine Stelle anzubieten, zögerte er nicht lange. „Wir sind kein typischer Akteur in der Personaldienstleistungsbranche. Respekt ist uns wichtig im Umgang mit unseren flexiblen Mitarbeitern. Das bedeutet, dass wir ein sicheres Arbeitsumfeld und eine angemessene Bezahlung gewährleisten. Unter diesem Gesichtspunkt betrachten wir Zeitarbeiter nicht als Produktionsmittel, sondern vor allem als Menschen. Das Gleiche erwarten wir von unseren Kunden.“
Aufmerksamkeit für die persönliche Entwicklung
Weitere Gründe für den Erfolg sind die Konzentration auf die persönliche Entwicklung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, den Wert für die Umwelt, gezielte Akquisitionen und die Zusammenarbeit mit regionalen und nationalen Regierungsinstitutionen bei der Ausbildung, Beschäftigung und Bindung unserer Mitarbeiter. Lokhorst: „Eine weitere Besonderheit unseres Unternehmens ist, dass wir trotz des Wachstums als Organisation nicht zu schwerfällig und starr geworden sind.“
Leicht zu erlernen
Lokhorst leitet ein Team von sechs Mitarbeitern in der Abteilung Kreditmanagement. Die Hauptaufgaben der Abteilung sind Kundenannahme und Risikobewertung, Rechnungsstellung, Debitorenmanagement und Finanzbuchhaltung. Als Lokhorst am 1. Juni 2021 seinen Dienst antrat, war die Entscheidung zum Kauf von Aryza Dunning bereits gefallen. „Ich war eng in die Implementierung eingebunden“, sagt er. „Das ging reibungslos, das System ist leicht zu erlernen. Alle Mitarbeiter haben die Umstellung positiv aufgenommen, auch weil der visuelle Teil gut gestaltet ist. Eine Umstellung war hinsichtlich der Sichtbarkeit der Folgeschritte notwendig. Im alten System war der gesamte Prozess sichtbar – von der ersten Mahnung bis zur Übergabe an die Inkassopartner. Bei Aryza Dunning werden die Aktionen nur dann angezeigt, wenn sie ausgeführt werden müssen. Ich denke, das ist sinnvoll. Denn wenn man die erste Aktion durchführt und der Kunde trotzdem zahlt, sind alle weiteren Schritte theoretisch und damit nicht mehr relevant. Ein zusätzlicher Vorteil der Implementierung von Aryza Dunning war, dass wir gezwungen waren, sorgfältig über den Debitorenmanagementprozess nachzudenken. Vom Zeitpunkt der ersten Mahnung bis hin zur Formulierung der Mahnanschreiben, die in jeder Phase verwendet werden. Bei all dem wurden wir von Aryza sehr gut unterstützt.“
Das Forderungsmanagement immer im Griff
Das Debitorenmanagement ist in der Zeitarbeitsbranche ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftstätigkeit. Allein schon deshalb, weil unsere Zeitarbeiter sofort bezahlt werden und der Kunde die Rechnung erst später erhält. Timing verbuchte für 2021 einen Umsatz von 630 Millionen Euro, wovon täglich 80 bis 100 Millionen Euro ausstehend sind, wobei der Prozentsatz der überfälligen Rechnungen variiert. „Ein Grund mehr, die Sache im Griff zu haben“, so Lokhorst. „Zumal wir viele kleinere Kunden als Kunden haben, wie zum Beispiel ein Catering-Unternehmen mit einem Koch und zwei Mitarbeitern im Service. Andererseits sind wir auch nicht machtlos. Bei säumigen Zahlern haben wir die Möglichkeit, Druck auszuüben. Das kommt aber sehr selten vor. Der gute Kontakt zu unseren Kunden ist uns viel mehr wert, gemeinsam kommen wir da oft wirklich raus.
“Die Rechnung ist nicht eingegangen, es gibt Streit über die Zusammenarbeit, die Höhe der Rechnung ist strittig, der Kunde hat finanzielle Probleme oder es ist etwas anderes im Gange“
Bryan Lokhorst, Leiter Kreditmanagement bei Timing Uitzendbureau
Zusammenarbeit zwischen Aryza Dunning und Navision
Alle Informationen über Kunden, Verträge und Arbeitsstunden der Zeitarbeiter bei Timing werden in dem ERP- und Buchhaltungspaket Navision erfasst. Lokhorst: „Navision verfügt zwar über eine Debitorenverwaltungsfunktion, aber sie ist nicht sehr übersichtlich. Der große Vorteil von Aryza Dunning ist, dass alle Informationen glasklar dargestellt werden.“ Aus Navision werden dreimal täglich die notwendigen Daten für Ausgangsrechnungen und über Zahlungseingänge über Quelldateien an Aryza Dunning übertragen. Jeder Kunde erhält wöchentlich eine Rechnung mit einem Zahlungsziel von in der Regel zwei Wochen. „Die Tatsache, dass nicht jeder pünktlich zahlt, hat viele Gründe. Die Kunden haben ihre eigenen Verfahren: Sie laden unsere Rechnungen in ihr System, führen den Genehmigungsprozess und den Zahlungslauf durch. Innerhalb einer Woche bezahlt zu werden ist ehrgeizig, innerhalb von zwei Wochen sollte es aber in der Regel gelingen. Natürlich kann es auch mal schief gehen: Die Rechnung ist nicht eingegangen, es gibt Streit über die Zusammenarbeit, die Höhe der Rechnung ist strittig, der Kunde hat finanzielle Probleme oder es ist etwas anderes im Gange.“
Ehrlich und transparent
Mit der Einführung von Aryza Dunning hat Timing die Herangehensweise an das Schuldnermanagement verschärft. Die zuständige Abteilung verschickt nach dem Fälligkeitsdatum zunächst eine Mahnung, es folgen Anrufe, dann die zweite und letzte Mahnung und schließlich der Mahnbescheid. Wenn das Geld nach diesem letzten Schritt immer noch nicht eingegangen ist, geht die Forderung an die Inkassopartner und an die interne Rechtsabteilung über. „Das ist ein sehr straffer Ansatz“, sagt Lokhorst. „Das höre ich auch von Kollegen, die bei anderen großen Personaldienstleistern arbeiten. Streng, aber auch ehrlich und transparent. Auf diese Weise kann man oft unklare Situationen lösen, ohne die Beziehung zum Kunden zu stören.
Fairer Vergleich
Die Einführung von Aryza Dunning war erfolgreich, sagt Lokhorst. „Die Quantifizierung – zum Beispiel die Geschwindigkeit der Zahlung – ist schwierig. Ein Vergleich ist aufgrund der Auswirkungen der Corona-Pandemie fast unmöglich. Die Kundenrückgänge während der Banditen waren unvermeidlich. Auf der anderen Seite haben wir, vor allem im Gastgewerbe, den Kunden die Möglichkeit gegeben, zum Beispiel Zahlungen zu stunden. Einem schnellen Konkurs hätte niemandem geholfen.“
Wünsche
Seit der Einführung von Aryza Dunning wurden kleinere Änderungen vorgenommen, um das Debitorenmanagement weiter zu perfektionieren. Die für die Zeitplanung zuständigen Instanzen entschieden sich beispielsweise anfangs für ein manuelles Ankreuzen, um die erste Mahnung zu versenden. „Damals hielten wir das für eine gute Idee, aber es hat sich herausgestellt, dass das nur zu Verzögerungen führt. Außerdem gibt es eine kleine Anzahl von Kunden, bei denen die Geschäftsbeziehung wichtiger ist als die Überfälligkeit. Diese Ausnahmen haben wir nun auch in Aryza Dunning erfasst. Eine weitere Änderung betrifft die Rechnungsauszüge, die einige Kunden verlangen. Früher haben wir das manuell gemacht, indem wir die Daten von Navision nach Excel übertragen haben. Das hat zu viel Zeit in Anspruch genommen. Jetzt wurde dies in Aryza Dunning programmiert. Jeden Montagmorgen erhalten die Kunden, die dies wünschen, automatisch eine Übersicht über alle ausstehenden Rechnungen. Intern verwenden wir einen ähnlichen Bericht, so dass die Mitarbeiter jederzeit eine Übersicht über alle ihre Kunden mit ausstehenden Rechnungen anfordern können. Wir prüfen jetzt auch, wie wir mit der ersten Mahnung sofort eine Rechnungskopie versenden können. Das wiederum spart Zeit, wenn der Kunde nach der Mahnung sagt, dass er die Rechnung nicht erhalten habe. Wir stimmen uns bei all diesen Verbesserungen eng mit Aryza ab. Das klappt sehr gut. Auch weil sie nicht blindlings umsetzen, was wir wollen, sondern Aktionen immer hinterfragen: Warum wollt ihr das? Und dann fällt ihnen aufgrund ihrer Erfahrung oft eine bessere Lösung ein.
