Whistleblowing-Policy und -Verfahren

Eckpunkte

Das Whistleblowing-Verfahren legt den Rahmen für den Umgang mit Vorwürfen von illegalem und diskriminierenden Verhalten fest. Whistleblowing gem. den unten genannten Gesetzen ist “die Meldung von Gesetzesverstößen (unabhängig davon, ob sie als Verwaltungs-, Straf- oder sonstiger Verstoß eingestuft werden), die dem öffentlichen Interesse schaden”. Das Whistleblowing-Verfahren erstreckt sich auch auf die Meldung von rechtswidriger Benachteiligung oder Belästigung, sei es direkt oder indirekt, aufgrund von Rasse oder ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Orientierung.
Die Aryza-Gruppe verpflichtet sich zu den höchsten Standards in Bezug auf Transparenz, Redlichkeit, Integrität und Rechenschaftspflicht.

Dieses Verfahren soll die Möglichkeit bieten, Bedenken in Bezug auf Standards, Verhaltensweisen, finanzielle Unregelmäßigkeiten oder mögliche rechtswidrige Handlungen in einer Weise zu äußern , die die Vertraulichkeit gewährleistet und diejenigen zu schützen, die solche Behauptungen in der begründeten Annahme aufstellen, dass dies im öffentlichen Interesse liegt oder eine Person vor Diskriminierung schützt.

Dieses Verfahren ersetzt nicht andere speziell festgelegte gesetzliche Meldeverfahren . Für diese kann sich der Hinweisgeber zusätzlich für das Whistleblowing-Verfahren entscheiden, wobei in jedem Fall das speziell festgelegte Meldeverfahren anzuwenden ist. Niederländische Mitarbeiter können wählen, ob sie mit ihren lokalen “Vertrauenspersonen” sprechen oder das Whistleblowing-Verfahren nutzen möchten. Das Hinweisgebersystem wird auch als “AGG-Beschwerdestelle” in Deutschland fungieren, während es den Mitarbeitern freisteht, sich an das People Team oder eine andere Funktion ihres Vertrauens zu wenden. Das AGG finden Sie unter folgendem Link: https://www.gesetze-im-internet.de/agg/BJNR189710006.html.

Mit diesem Verfahren soll sichergestellt werden, dass Aryza seinen Pflichten gemäß der EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern (2019 /1937) (aufgenommen in das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz, das niederländische Wet Bescherming Klokkenluiders und den Irish Protected Disclosure Act 2014 (Änderung 2022)) und dem Public Interest Disclosure Act 1998 ((in den Employment Rights Act 1996 (ERA 1996) aufgenommen)nachkommt.
Diese Policy entspricht den gesetzlichen Anforderungen des UK Public Disclosure Act 1998 (PIDA) und den Anforderungen der Aufsichtsbehörden im FCA-Handbuch SYSC 18 und im PRA Rulebook CRR firms – general organizational requirements 2A.

Zweck

Der Zweck dieser Policy ist es, Mitarbeiter und andere Personen, die zu geschäftlichen Zwecken mit Aryza in Kontakt stehen (z. B. Kunden und Subunternehmer), zu ermutigen, Verstöße gegen Gesetze, Verhaltenskodizes , Vorschriften oder sonstiges Fehlverhalten, Aryza und gegebenenfalls der Aufsichtsbehörde mitzuteilen.

Aryza ermutigt zur Offenlegung solcher Beobachtungen und verpflichtet sich , die höchsten Standards für Integrität, Ehrlichkeit und Professionalität am Arbeitsplatz aufrechtzuerhalten. .Aryza fordert die Mitarbeiter auf, auf ein eventuelles Fehlverhalten zu achten und Bedenken über einen geeigneten Meldekanal zu äußern.

Diese Policy spiegelt die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen wider, ist jedoch nicht Teil der vertraglichen Beschäftigungsbedingungen und kann jederzeit nach Ermessen von Aryza geändert oder ersetzt werden.

Die Richtlinie legt ein Verfahren fest, das Aryza den Mitarbeitern zur Verfügung stellt, wenn sie eine Angelegenheit melden möchten. Die Äußerung eines Meldungs bei der Aufsichtsbehörde ist nicht davon abhängig, dass eine Meldung unter Verwendung der internen Meldekanäle der Aryza erfolgt.

Aryza versichert allen Mitarbeitern, dass jede Angelegenheit, die über einen Whistleblowing-Kanal gemeldet wird, mit angemessener Rücksicht behandelt wird. Sollte eine Person der Meinung sein, dass sie durch die Inanspruchnahme des Verfahrens einen Schaden erlitten haben, sollte sie unverzüglich einen Geschäftsführer der Aryza informieren.

Geltungsbereich

Diese Policy gilt für alle Personen, die aus geschäftlichen Gründen mit Aryza in Kontakt stehen, z. B. Mitarbeiter, Partner, Auftragnehmer und Kunden.
Dieses Verfahren gilt unter anderem für Verstöße hinsichtlich:

Verhalten, das eine Straftat oder einen Verstoß gegen das Gesetz, insbesondere das deutsche AGG, darstellt .
Schwerwiegende Gesundheits- und Sicherheitsrisiken.
Die unbefugte Verwendung öffentlicher Mittel.
Möglicher Betrug und Korruption.
Sexueller, körperlicher oder verbaler Missbrauch, Mobbing oder Einschüchterung von Mitarbeitern , Kunden oder Dienstleistungsnutzern.
Sonstiges unethische Verhalten.

Bitte beachten Sie, dass etwaige Unstimmigkeiten in Bezug auf vertragliche Vereinbarungen außerhalb des Geltungsbereichs liegen.

Meldung

Aryza ist sich bewusst , dass die Entscheidung, ein Meldung zu melden, schwierig sein kann. Hinweisgeber, die in der begründeten Annahme, dass dies im Interesse der Öffentlichkeit oder einer diskriminierten Person liegt, Bedenken äußern, haben jedoch nichts zu befürchten.
Aryza wird geeignete Maßnahmen ergreifen, um einen Hinweisgeber, der ein Meldung in der begründeten Annahme äußert, dass dies im Interesse der Öffentlichkeit oder einer diskriminierten Person liegt, vor jeglichem Repressalien zu schützen.
Aryza hat ein Whistleblowing-Team eingerichtet, das sich aus den Bereichen Recht und Datenschutz zusammensetzt. Das Whistleblowing-Team wird das einzige innerhalb von Aryza sein, das über das Whistleblowing-System auf den Whistleblowing-Bericht zugreifen kann. Der Hinweisgeber kann die unten aufgeführten Kanäle nutzen, um in einer Sprache seiner Wahl (englisch, niederländisch oder deutsch) zu berichten.

Ein Meldung eines Hinweisgebers kann auch an eine Aufsichtsbehörde, bei der es sich um eine vorgeschriebene Person im Sinne der PIDA oder eine EU-Aufsichtsbehörde für Whistleblowing handelt , gemeldet werden . Ein Hinweisgeber darf ein Meldung direkt bei einer Aufsichtsbehörde vorbringen. Eine Meldung bei der Aufsichtsbehörde ist nicht davon abhängig, dass eine Meldung zunächst unter Verwendung der internen Vereinbarungen der Aryza erfolgt. Es ist auch möglich, die internen Vereinbarungen von Aryza zu nutzen und parallel ein Meldung bei einer Aufsichtsbehörde vorzubringen: Die Meldekanäle können gleichzeitig und/ oder nacheinander genutzt werden.

Die Kontaktdaten der der FCA lauten wie folgt:

Tel: 020 7066 9200
E-Mail: [email protected] Königreich
Anschrift: Intelligence Department (Ref PIDA), Financial Conduct Authority, 25 The
Nordkolonnade, London E14 5HS

Die Kontaktdaten des Whistleblowing-Dienstes der PRA lauten wie folgt:
Tel: 0203 461 8703
E-Mail: [email protected] Königreich
Adresse: Confidential Meldunging (Whistleblowing), PRA CSS, 20 Moorgate, London, EC2R 6DA

Die Kontakte der Aufsichtsbehörden in den EU-Ländern, in denen ein Aryza-Unternehmen registriert ist, finden Sie unter den folgenden Links:

Für die Niederlande (Haus für Hinweisgeber): https://www.huisvoorklokkenluiders.nl/organisatie

Für Deutschland (Meldestelle des Bundes):
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html

Für Irland (Office of the Protected Disclosures Commissioner):
https://www.opdc.ie/

Vertraulichkeit und Schutz

Alle meldepflichtigen Meldung werden vertraulich behandelt und es werden alle Anstrengungen unternommen, um die Identität eines Hinweisgebers nicht preiszugeben, es sei denn, der Hinweisgeber stimmt der Offenlegung zu. Ein Hinweisgeber, der um Vertraulichkeit bittet oder sich dafür entscheidet, seine Identität nicht preiszugeben, hat das Recht, anonym zu bleiben, es sei denn, es ist erforderlich, seine Identität offenzulegen (z. B. gegenüber einer Aufsichtsbehörde).).
Die Anonymität kann jedoch eine Untersuchung behindern, weswegen der Hinweisgeber angehalten wird, keine anonymen Meldungen zu machen. Aryza wird sich bemühen, die Vertraulichkeit zu wahren. Weitere Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten in den Meldungen finden Sie in der Datenschutzerklärung auf den letzten Seiten dieser Whistleblowing-Richtlinie.
Weitere Informationen zur gesetzlichen Regelung finden Sie hier:

https://www.Gouverneur.uk/whistleblowing oder eine andere Homepage einer Whistleblowing-Aufsichtsbehörde wie oben

Im Rahmen des PIDA kann ein Hinweisgeber, der die unter dem PIDA festgelegten Kriterien erfüllt , vor ungerechtfertigter Entlassung und vor Nachteilen durch eine geschützte Offenlegung geschützt werden. Um den Schutz zu gewährleisten, muss ein Hinweisgeber die vorgegebenen Rahmenbedingungen einhalten und die gesetzlichen Kriterien erfüllen. Ein Meldung ist oben definiert und umfasst alle Angaben, die unter PIDA fallen würden. Eine geschützte Offenlegung ist eine Unterkategorie eines Meldungs, da ein Meldung auch die Offenlegung nach EU-Recht und – für die Zwecke dieser Richtlinie – diskriminierende Fälle umfasst.
Nach EU-Recht ist der Hinweisgeber in jedem Fall vor ungerechtfertigter Entlassung oder Nachteilen durch einen Meldung geschützt.

Anonyme Meldungen

Dieses Verfahren ermutigt Hinweisgeber, einen Vorwurf nach Möglichkeit mit seinem Namen zu untermauern, da anonyme Vorwürfe oft schwer zu untersuchen und zu untermauern/beweisen sind . Nichtsdestotrotz wird das Whistleblowing-Team auch anonyme Meldungen bearbeiten.

Unwahre Behauptungen

Gegen einen Hinweisgeber, der eine Behauptung in der begründeten Annahme erhebt, dass dies im öffentlichen Interesse liegt oder eine Person vor Schaden bewahrt (z. B. im Falle von Diskriminierung), werden keine disziplinarischen oder sonstigen Maßnahmen ergriffen, auch wenn der Vorwurf nicht durch eine Untersuchung bestätigt wird. Gegen einen Hinweisgeber , der wissentlich eine Behauptung aufstellt, ohne vernünftigerweise davon auszugehen, dass dies im öffentlichen Interesse liegt oder eine Person vor Schaden bewahrt , können jedoch Disziplinarmaßnahmen ergriffen werden (z.B. leichtfertig, böswillig oder aus persönlichen Gründen eine Behauptung aufzustellen).

Verfahren zur Erhebung einer Meldung

Das Hinweisgebersystem ist in keiner Weise als exklusives Forum gedacht. Es ist vorzuziehen , dass Meldungen über die oben genannten Kanäle an das Whistleblowing-Team herangetragen werden. Nichtsdestotrotz kann der Hinweisgeber eine Meldung auch direkt an eine der folgenden Personen richten: CEO, Vorstandsmitglied, Vorgesetzter, das People Team, Compliance, eine Vertrauensperson (NL) oder eine Aufsichtsbehörde. Gibt es ein spezifischeres Meldeverfahren, so ist in jedem Fall das alternative Meldeverfahren anzuwenden, und das Whistleblowing-Verfahren kann parallel genutzt werden.

Wenn der Hinweisgeber Bedenken bezüglich einer Angelegenheit im Zusammenhang mit Whistleblowing hat, kann er mit Protect, einer unabhängigen Whistleblowing-Wohltätigkeitsorganisation, sprechen. Protect kann unter Tel. : 020 3117 2520 und Details unter: www. PCAW.co.Vereinigtes Königreich. Sie können sich auch an eine zuständige Whistleblowing-Aufsichtsbehörde wenden (Kontakte siehe oben).

Inhalt der Meldung

Unabhängig davon, ob ein schriftlicher oder mündlicher Bericht erstellt wird, ist es vorzuziehen, dass einschlägige Informationen zur Verfügung gestellt werden, da dies die Prüfung erleichtert. Zu diesen relevanten Informationen gehören:

Name der Person, die den Vorwurf erhebt, und eine Kontaktadresse.
Der Hintergrund der Meldung (ggf. Daten und Namen sowie Positionen der beteiligten Personen ).
Der Grund der Meldung. Obwohl der Hinweisgeber die Inhalte seiner Meldung nicht beweisen muss, so sollte er zumindest Indizien liefern, die ihn zu der Meldung bewegt haben.

Zur Vermeidung von Missverständnissen wird das Whistleblowing-Team jede Meldung untersuchen, auch wenn sie anonym gemeldet wird. Fehlen Informationen, die für die Untersuchung notwendig sind, wird das Whistleblowing-Team weitere Informationen anfordern, sofern es Kontaktdaten in der Meldung gibt.
Jemand, der eine Meldung macht, kann bei allen Treffen oder Interviews im Zusammenhang mit der Meldung von einer anderen Person seiner Wahl begleitet werden. Wird die Angelegenheit jedoch später in einem anderen Verfahren behandelt, richtet sich das Recht auf Begleitung in diesem Stadium nach den entsprechenden Rechtsvorschriften.

Vorgehen bei Eingang einer Meldung

Das Whistleblowing-Team sendet innerhalb von 7 Tagen nach Eingang der Meldung eine für den Meldekanal geeignete Empfangsbestätigung. Die Meldung wird in das Whistleblowing-Register aufgenommen.

Es werden die vom Hinweisgeber offen gelegten Kontaktdaten für die gesamte Kommunikation mit dem Hinweisgeber verwendet.
Wenn sich die Meldung auf Betrug, potenziellen Betrug oder andere finanzielle Unregelmäßigkeiten bezieht, wird der CFO innerhalb von 5 Werktagen nach Eingang des Vorwurfs informiert. Der CFO entscheidet, wie die Meldung untersucht werden soll.

Wenn die Meldung Beweise für eine Straftat vorlegt, wird dies unverzüglich der Geschäftsführung gemeldet und es wird entschieden, ob die Strafverfolgungsbehörden informiert werden soll. Bezieht sich die Meldung auf den Verdacht einer Schädigung von Kindern, werden die zuständigen Behörden unverzüglich informiert.

Zeitlicher Ablauf

Eine Eingangsbestätigung der Meldung wird innerhalb von 7 (sieben) Werktagen versandt . Das Whistleblowing-Team wird die Meldung dann in das Whistleblowing-Register aufnehmen, das Problem untersuchen und spätestens 3 (drei) Monate nach Eingang der Meldung eine inhaltliche Rückmeldung senden. Personenbezogene Daten werden wie in der Datenschutzerklärung auf den letzten Seiten dieser Whistleblowing-Policy beschrieben aufbewahrt.

Wenn die Meldung anonym geäußert wurde, kann Aryza nicht mitteilen, welche Maßnahmen ergriffen wurden.

Unterstützung

Aryza garantiert, dass der Hinweisgeber keine negativen Konsequenzen von Aryza zu befürchten hat, weil er in gutem Glauben eine Meldung gemacht hat.
Darüber hinaus wird Aryza Maßnahmen ergreifen, um etwaige Schwierigkeiten zu minimieren, die sich aus der Äußerung einer Meldung ergeben können. Wenn ein Hinweisgeber beispielsweise in Straf- oder Disziplinarverfahren aussagen muss, wird Aryza dafür sorgen, dass er über das Verfahren und die Beratung zu den Unterstützungsmechanismen, informiert wird.

Hinweisgeber haben das Recht über das Ergebnis der Untersuchung informiert zu werden.

Verantwortung für das Verfahren

Die Geschäftsführung trägt die Gesamtverantwortung für die Durchführung dieses Verfahrens , da sie im Allgemeinen für das Geschäft verantwortlich ist. Nichtsdestotrotz werden die Whistleblowing-Meldungen ausschließlich vom Whistleblowing-Team eingesehen. Wenn es notwendig ist, personenbezogene Daten in einer Meldung an eine andere Person innerhalb von Aryza zur Untersuchung weiterzugeben, wird das Whistleblowing-Team dies nur mit Zustimmung der betreffenden Person tun. Wenn die Person nicht damit einverstanden ist, ihre personenbezogenen Daten, die für weitere Ermittlungen erforderlich sind, preiszugeben, wird das Whistleblowing-Team die Ermittlungen einstellen.

Reporting

In einem Register werden die folgenden Angaben aufgezeichnet:

Der Name und der Status (z.B. Mitarbeiter) des Hinweisgebers
Das Datum, an dem die Meldung eingegangen ist
Die Art der Meldung
Angaben zu den in der Meldung genannten Personen
Angaben zum Bearbeiter
Das Ergebnis der Untersuchung
Sonstige sachdienliche Angaben

Das Register wird ausschließlich für das Whistleblowing-Team zugänglich sein und nur den zuständigen Behörden zur Einsichtnahme zur Verfügung stehen.

Das Whistleblowing-Team erstattet der Geschäftsführung jährlich Bericht über die Durchführung des Verfahrens und über die eingenagenen Meldungen. Die Meldung erfolgt in einer Form, die keine personenbezogenen Daten enthält.

Aryza wird der FCA unverzüglich Berichte über jeden Fall vorlegen, den es angefochten, aber vor einem Arbeitsgericht verloren hat , wenn der Kläger seinen Anspruch ganz oder teilweise erfolgreich auf eine der folgenden Tatbestände gestützt hat: Nachteil, der als
Aufgrund einer geschützten Offenlegung gemäß Abschnitt 47B ERA 1996 oder einer ungerechtfertigten Ablehnung gemäß Abschnitt 103A ERA 1996.

Datenschutzerklärung

Die Aryza GmbH (nachfolgend “Aryza”, “wir”) unterliegt der Informationspflicht über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Die folgenden Informationen sollen Ihnen einen Überblick darüber geben, welche Daten verarbeitet werden, an wen sie übermittelt werden dürfen und zu welchen Zwecken die Verarbeitung erforderlich ist.

Sie werden auch über die Rechte informiert, die Ihnen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zustehen.

Sollten Sie weitere Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.

1. Wer ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der DSGVO verantwortlich?
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die Aryza GmbH; Niederkasseler Lohweg 18, 40547 Düsseldorf, Deutschland

2. Wer ist der Datenschutzbeauftragte bei Aryza?
Per Post: Datenschutzbeauftragter von Aryza Deutschland,
Aryza GmbH, Niederkasseler Lohweg 18, 40547 Düsseldorf
Per E-Mail: dataprotection@aryza[dot]com

3. Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?
Ihre personenbezogenen Daten werden zum Zweck der Untersuchung Ihrer Meldung verarbeitet, wie in dieser Whistleblowing-Richtlinie näher definiert. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der Aryza unterliegt (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

4. Wer erhält Ihre personenbezogenen Daten?
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an Dritte außerhalb des Whistleblowing-Teams weitergegeben und nur zur Erfüllung des Zwecks verwendet. Wenn eine Weitergabe an Dritte erforderlich ist, um den Fall zu untersuchen, wird das Whistleblowing-Team Ihre personenbezogenen Daten nur mit Ihrer vorherigen Zustimmung weitergeben oder, wenn Sie eine solche Zustimmung nicht erteilen möchten, die Bearbeitung Ihrer Meldung einstellen.

5. Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?
Ihre personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie es zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist. Sie werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt.
Nach Beendigung des Whistleblowing-Prozesses werden die Daten 3 Jahre nach Abschluss des Falles gelöscht.

6. Welche Rechte haben Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten (Betroffenenrechte)?
Wenn Sie personenbezogene Daten verarbeiten, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber Aryza zu.

Sie haben ein Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten. Sie sollten Ihr Meldung spezifizieren, um uns die Zusammenstellung der notwendigen Daten zu erleichtern.

Sollten die Sie betreffenden Informationen nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO verlangen. Wenn Ihre Daten unvollständig sind, können Sie deren Vervollständigung verlangen.

Sie können unter den Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Sie haben im Rahmen der Bestimmungen des Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Gemäß Art. 21 DSGVO haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen.

Im Rahmen der Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den oben genannten Verantwortlichen, da dieser für die Umsetzung Ihrer Rechte zuständig ist.

7. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Meldung bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO oder andere einschlägige Datenschutzbestimmungen verstößt. Hier die Kontaktdaten der Aufsichtsbehörden der Länder, in denen Aryza geschäftlich tätig ist:

Deutschland
Landesbeauftragter für den Datenschutz und. Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf für Aryza GmbH

Irland
Büro des Information Commissioner, 6 Earlsfort Terrace, Dublin 2, D02 W773. Telefon: +353-1-639 5689, E-Mail: [email protected]

Vereinigtes Königreich
Information Commissioner’s Office (Vereinigtes Königreich), Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF

Niederlande
Niederländische Behörde für personenbezogene Daten, Postfach 93374 2509 AJ Den Haag

Mauritius
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