7 Stellschrauben für ein zukunftssicheres Forderungs-management bei Energieversorgern

Laut dem Verivox-Bericht steigen die Gasnetzgebühren, die bereits einen erheblichen Teil der Heizkosten ausmachen, um bis zu 56 % an – vor allem in den neuen Bundesländern. Für ein durchschnittliches Einfamilienhaus könnte dies bis zu 445 Euro zusätzliche Kosten pro Jahr bedeuten. Diese Preissteigerungen seien auf neue Abschreibungsregeln zurückzuführen, die es Gasnetzbetreibern ermöglichen, eine mögliche Netzstilllegung ab 2035 bereits jetzt einzukalkulieren.

Die höheren Heizkosten treffen Haushalte, die ohnehin mit steigenden Lebenshaltungskosten zu kämpfen haben, hart. Laut Statistikbehörde Eurostat ist die Zahl der „Rückstände bei Rechnungen von Versorgungsbetrieben“ in Deutschland 2023 auf ein Langzeithoch von 5,4 % angestiegen, nachdem sie sich jahrelang auf einen Bereich um die 3 % eingependelt hatte.

Diese Situation macht ein optimiertes und flexibles Forderungsmanagement für Energieversorger unerlässlich.

Hier sind 7 Stellschrauben, mit denen Energieversorger den steigenden Herausforderungen begegnen können:

1. Früherkennung von Zahlungsrisiken durch Datenintegration und externe Partner

Ein Frühwarnsystem für Zahlungsausfälle kombiniert interne Kundendaten mit externen Services, um ein Bild der Zahlungsfähigkeit zu erhalten. Durch die Zusammenarbeit mit spezialisierten Anbietern für Adressdienste, Bonitätsprüfungen, Insolvenz-Checks und Inkasso-Dienstleistungen lassen sich detaillierte Risikoprofile erstellen. Diese externen Informationen ergänzen interne Daten wie Zahlungshistorie, Verbrauchsmuster und Mahnstufen und ermöglichen eine Segmentierung nach Risikoklassen. Für Haushaltskunden bieten Merkmale wie Haushaltsgröße und Demografie wertvolle Hinweise. Mithilfe einer umfassenden Segmentierung lassen sich Haushalte mit erhöhtem Ausfallrisiko frühzeitig identifizieren und durch Präventionsmaßnahmen unterstützen.

2. Automatisierung des Mahn- und Inkassoprozesses

Ein automatisierter Mahnprozess ermöglicht es, Zahlungserinnerungen über verschiedene Kanäle zielgruppengerecht zu versenden, wodurch menschliche Fehler reduziert und eine konsistente und zeitnahe Kundenkommunikation sichergestellt wird. Eine moderne Softwarelösung fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen ERP-System, externen Dienstleistern, Schuldnern und Mahngerichten, was Systembrüche vermeidet und die Effizienz steigert. In Zeiten wachsender Zahlungsrückstände ist es entscheidend, Ressourcen optimal zu nutzen: Durch Automatisierung kann wertvolle Zeit für die eigentliche Fallbearbeitung freigesetzt werden.

3. Soziales Forderungsmanagement

In wirtschaftlich angespannten Zeiten, in denen viele Haushalte steigende Lebenshaltungskosten zu bewältigen haben, gewinnt ein sozial orientiertes Forderungsmanagement an Bedeutung. Ein flexibler und empathischer Ansatz berücksichtigt die individuelle finanzielle Situationen Ihrer Kunden und offeriert Lösungen, die die Kundenbeziehungen nachhaltig stärken, z. B. flexible Zahlungspläne, Ratenzahlungsvereinbarungen und Kommunikation auf Augenhöhe, bevor ein Fall in das Inkassoverfahren bzw. das gerichtliche Mahnverfahren übergeht. Die Bedeutung eines sozialen Ansatzes zeigt sich auch in den steigenden ESG-Anforderungen, die Regulatoren und Investoren an Unternehmen stellen.

4. Rechtskonforme Prozessintegration

Die Möglichkeit, nahtlos mit rechtlichen Systemen zu arbeiten, beschleunigt die Durchsetzung von Forderungen und reduziert den Verwaltungsaufwand. Ein solcher Zugang erleichtert den gerichtlichen Mahnprozess und gewährleistet, dass alle Schritte rechtssicher ablaufen. Durch die Nutzung einer geeigneten Forderungsmanagement-Software und die Integration von Anbietern wie Governikus, Procilon und FD-Digital können Energieversorger Anträge in verarbeitbaren Formaten direkt an Mahngerichte übermitteln und den Status in Echtzeit verfolgen. (Download PDF Prozessintegration im Forderungsmanagement).

5. Transparente Fallverwaltung

Mithilfe einer zentralen Fallverwaltung können Energieversorger frühzeitig auf problematische Schuldner reagieren und haben alle Details sowie den aktuellen Status in Echtzeit im Blick. Transparenz hilft dabei, Eskalationen zu verhindern und sicherzustellen, dass jeder Fall konsequent bearbeitet wird – unterstützt durch Funktionen wie flexible Dialogansichten, Reportingstrukturen sowie elektronische Schuldner-Akte, die Buchungen, Dokumente, Notizen und relevante Kundeninformationen bündelt.

6. Individuelle Mahnstrategien

Jede Kundenbeziehung und finanzielle Situation erfordert eine individuelle Ansprache. Durch flexible Mahnstrategien können Energieversorger gezielt auf die spezifischen Umstände eines Schuldners eingehen und passende Kommunikationskanäle auswählen – etwa basierend auf Alter oder bisherigen Zahlungsgewohnheiten. So kann ein jüngerer Kunde bevorzugt per SMS oder Whatsapp erreicht werden, während bei älteren Kunden möglicherweise ein postalisches Schreiben besser ankommt. Auch die Historie spielt eine Rolle: Bei Schuldnern mit hoher Rückzahlungswahrscheinlichkeit kann der Mahnprozess angepasst oder verzögert werden, während bei risikobehafteten Fällen zeitnah reagiert werden muss.

7. Compliance-Anforderungen im Blick behalten

In einem anspruchsvollen und sich ständig verändernden rechtlichen Umfeld ist die Einhaltung aktueller Vorschriften im Forderungsmanagement unerlässlich. Regelmäßige Updates zur Rechtslage und eine proaktive Integration neuer regulatorischer Anforderungen, wie aktuell etwa der Vorgaben aus §41a Abs. 1 und Abs. 2 EnWG, sorgen dafür, dass das Unternehmen compliant bleibt und rechtliche Risiken minimiert. Durch die frühzeitige Einbindung solcher Vorschriften stellt das Forderungsmanagement sicher, dass alle Abläufe den geltenden Standards entsprechen und Transparenz, Verlässlichkeit sowie rechtliche Absicherung gewährleisten.