Darauf sollten Logistiker bei der Wahl ihrer Forderungsmanagement-Software achten

Die Wahl einer Software für das Forderungsmanagement ist schwierig und basiert auf vielen Kriterien wie Unternehmensgröße, -ausrichtung oder Branche. Im Transport-und Logistikgewerbe spielt aufgrund des hohen Anlagevermögens Liquidität eine große Rolle. Unternehmen aus diesem Wirtschaftszweig, die es schaffen ihre Days Sales Outstanding (DSO) zu reduzieren, verschaffen sich einen Vorteil. Moderne Softwarelösungen helfen dabei. Nachfolgend finden Sie einen Überblick über die Faktoren, die Logistiker bei der Wahl ihrer Softwarelösung im Blick behalten sollten.

Prozess der Implementierung

Im Rahmen der Implementierung einer neuen Software steht zu Beginn in der Regel eine sogenannte Blueprint Session. Dort werden für das Unternehmen angepasste Workflows individuell festgelegt und Funktionalitäten, Vorlagen und Templates für E-Mail, Briefpost und weitere Kanäle eingerichtet. Achten Sie darauf, dass Anpassungen auch nach der Blueprint Session einfach und unproblematisch mit wenigen Klicks im eigenen Unternehmen umgesetzt werden können.

Ob im Finanz- und Rechnungswesen, in Controlling und Personalwirtschaft oder im Supply Chain Management – insbesondere im Logistikbereich müssen in der Regel verschiedene ERP-Systeme miteinander in Verbindung gebracht werden. Neben branchenspezifischen Lösungen sind oft Anwendungen von SAP, Oracle, Exact oder Microsoft Dynamics im Einsatz. Eine moderne Softwarelösungen sollte daher zwingend über API-Schnittstellen verfügen, um das Forderungsmanagement mit der Datenverwaltung verbinden zu können.

Der Zeitpunkt der Implementierung einer Forderungsmanagement-Software bildet immer nur den Status quo ab. Blicken Sie in die Zukunft: Kann das System einfach neue Nutzer und Administratoren hinzuzufügen? Können Unternehmensstandorte erweitert und individuelle E-Mail Templates durch die Nutzer selbst einfach aufgesetzt werden?

Kommunikation

Ein Trend im Forderungsmanagement ist das sogenannte „friendly dunning“. Dessen Philosophie ist, dass Lösungen gemeinsam und im Einklang mit dem Schuldner erarbeitet werden. Moderne Softwarelösungen können das. Eine individuell angepasste Kommunikation, aber auch die Wahl der Kanäle spielt hierbei eine gewichtige Rolle. Der Standardweg der Schuldnerkommunikation erfolgt noch immer über E-Mail oder klassisch auf dem Postweg. Besser ist, die Kommunikation an die Gewohnheiten ihrer Schuldner:innen anzupassen. Jüngere Geschäftspartner:innen sprechen womöglich eher über Messenger. Achten Sie darauf, dass die Kommunikation immer auf Augenhöhe mit dem jeweiligen Stakeholder erfolgt.

Ein weiterer Vorteil ist, wenn die E-Mail-Kommunikation bereits in ihre Softwarelösung integriert ist, sich automatisch mit z. B. Outlook synchronisiert und somit ein Hin- und Herspringen zwischen den Programmen obsolet macht.

Aryzas Lösungen im Forderungsmanagement

Wir bieten Ihnen eine Optimierung des gesamten Forderungsmanagements – von der ersten Zahlungsaufforderung über Ratenpläne bis hin zum gerichtlichen Mahnprozess und zur Vollstreckung. Verbessern Sie Liquidität und DSO. Folgende Vorteile bieten wir Ihnen abhängig von Ihren Anforderungen mit unserer Forderungsmanagement Software und Dunning:

Verbessern Sie Ihre Beitreibungsquoten dank lösungsorientierter Maßnahmen und Funktionen.
Erhöhen Sie Ihren Beitreibungserfolg durch auf Kund:innen abgestimmte Mahnprozesse.
Sparen Sie Zeit und Kosten durch administrierbare oder automatisierte Workflows.

Automatisierung

Aufgrund des verhältnismäßig großen Anlagevermögens – z. B. Fahrzeuge, Gebäude oder Maschinen – besteht bei vielen Transport-und Logistikunternehmen eine hohe Kapitalbindung. Aus diesem Grund sind Liquidität und Eigenkapitalquote oftmals unter Druck. Die Erfahrung zeigt, dass Unternehmen, die ihre Workflows und Prozesse optimieren und digital abbilden, Cashflow und Days Sales Outstanding (DSO) dramatisch verbessern.

Im Gegensatz zum Forderungsmanagement über Excel-Tabellen ist der herausragende Vorteil einer professionellen Lösung, dass oft auch komplexe Prozesse automatisiert werden können. Auch Personalressourcen können durch Automatisierung eingespart werden. Achten Sie bei der Wahl ihrer Lösung darauf, dass Mahnintervalle individuell automatisiert werden können.

Mobilität

Mobilität ist das Fundament jedes Transport-und Logistikunternehmens. Das sollte auch fürs Forderungsmanagement gelten. Moderne Softwarelösungen bieten Apps an, die Administration oder Ansicht des Mahnwesens auch unterwegs ermöglichen. Für Mitarbeiter:innen aus dem Sales Department ist diese Funktionalität z. B. sehr interessant, da diese oft außer Haus sind und mit dem Smartphone auch on the road aktuelle Kundendaten checken können.

Struktur (Standort, Geschäftsfelder, Firmenkonstrukte)

Ganz besonders für Logistikunternehmen, die von unterschiedlichen Standorten aus operieren, ist ein professionelles Forderungsmanagement essenziell. Wenn pro Standort Zahlungserinnerungen ausgedruckt werden müssen und pro Fall entschieden werden soll, welches Schriftstück wann rausgeht, führt das schnell zu Chaos. Forderungsdaten sollten daher nach Standort und evtl. Geschäftsfeld strukturiert und auf Knopfdruck bzw. als Workflow gesammelt und gezielt versendet werden können. Das geht mit einer Excel-Tabelle nicht.

Noch diffiziler wird es, wenn nicht nur unterschiedliche Standorte, sondern auch unterschiedliche Firmenkonstrukte beteiligt sind. Eine moderne Lösung sollte ermöglichen, dass diese über unterschiedliche Administrations – also unterschiedliche „Rechnungen schreibende Firmen“ – abgebildet werden können. Auch eine Workflow Trennung nach B2B und B2C kann gegebenenfalls sinnvoll sein.

Monitoring

Ein guter Überblick über den Forderungsbestand ist das A und O für ein erfolgreiches Forderungsmanagement. Dieser sollte über ein übersichtliches Dashboard möglich sein, das jederzeit Transparenz erzeugt und als Entscheidungsgrundlage dient. Außerdem sollte eine moderne Lösung die Option beinhalten, individuelle Reports zu ziehen. Schließlich gilt auch hier der berühmte Satz des Management-Vordenkers Peter Drucker: „You can’t manage what you can’t measure.”