Fallstudie: Pinkcube setzt auf Aryza Dunning
In einem schön renovierten Schulgebäude am Rande der niederländischen Stadt Doetinchem befindet sich der Hauptsitz von Pinkcube. Der Anbieter von Werbeartikeln und Werbegeschenken. hat sich unter dem Motto „Mühelos das schönste Ergebnis“ rasch zu einem führenden Online-Player in diesem wettbewerbsintensiven Sektor entwickelt. Für das Debitorenmanagement nutzt Pinkcube seit 2016 Aryzas Softwarelösung Dunning.
Über Pinkcube
Schnelligkeit ist einer der wichtigsten Grundwerte von Pinkcube, denn das ist es auch, was die Käufer von Werbeartikeln erwarten. Ein Kostenvoranschlag wird innerhalb einer Minute versandt, ein kostenloser digitaler Druckabzug mit z. B. dem Logo des Kunden innerhalb einer Stunde. Schnelligkeit steht nicht nur bei der Lieferung von Produkten im Vordergrund, sondern auch bei der Reaktionszeit des Kundendienstes per Chat, E-Mail oder Telefon. Pinkcube verbindet Geschwindigkeit immer mit den anderen Kernwerten des Unternehmens: müheloser Bestellprozess, Sicherheit und Qualität. Letztere wird unter anderem dadurch erreicht, dass das Unternehmen mit klaren Pauschalpreisen und streng ausgewählten Lieferanten arbeitet.
Das Debitorenmanagement bei Pinkcube
Alle Kundinnen und Kunden und ihre Aufträge sind mit einem Geldfluss verbunden, für den Martijn und Karien gemeinsam verantwortlich sind.
“Mit Aryza Dunning wird eine bessere Erfassung forciert und der Prozess transparenter gestaltet. Das wiederum ermöglicht uns ein effizienteres und damit ein besseres Arbeiten. Es führt auch zu konkreten Ergebnissen: Wir stellen eine Verringerung der durchschnittlichen Anzahl von Tagen bei den Außenständen fest.“
“S4Dunning ist aufgrund seiner Einfachheit benutzerfreundlich, zuverlässig und effizient.“
“Wir brauchten den Nachweis von Fachwissen im Bereich Open Banking – aber noch wichtiger war die Fähigkeit, eine markengeschützte Customer Journey zu aufzusetzen, damit sich unsere Kunden bei der Angabe ihrer Daten sicher fühlen. Die Zusammenarbeit mit Aryza bot uns die ideale Kombination aus Branchenerfahrung und technischer Kompetenz.
“Ich spreche die Dinge offen an. Das funktioniert am besten.“
“Teamgeist, die stets freundliche und zuvorkommende Art und die Professionalität unserer dortigen Ansprechpartner sowie den unkomplizierten Pragmatismus, mit dem dort auch komplexe Problemstellungen gelöst werden, haben wir in vielen gemeinsamen Projekten bei und mit Aryza kennen und schätzen gelernt.“
“Mit Aryza Control und dem Feedback unserer Inkassopartner können wir zu wertvollen Erkenntnissen gelangen.“
“Wo es früher „Tell me“ (sage mir) hieß, heißt es heute „Show me“ (zeige mir). Das hat Aryza Control ermöglicht, indem es unseren Prozess völlig transparent macht.”
„Unser Ziel ist ein gesundes Pflanzenwachstum. Mit unseren Kultursubstraten tragen wir dazu bei, sowohl die optimale Entwicklung der Kulturen im Erwerbsgartenbau als auch den Erfolg unserer Kunden zu sichern. Im Konsumbereich sorgen unsere Blumenerden für schöne Blüten und wunderschöne Gärten. Und auch in unseren Kurzumtriebsplantagen sorgen wir für das Wachstum von Baumarten, die als nachhaltige Energiequellen genutzt werden.“
Ein großer Teil der Kunden zahlt im Voraus. „Das Grundprinzip“, so Martijn Pouwels, „ist, dass die Kunden während des Bestellvorgangs bezahlen, vorzugsweise über den niederländischen Zahlungsdienstleister iDEAL.“ Beim Abschluss der Bestellung hat der Kunde die Wahl zwischen verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten.
Aryza Dunning kommt bei Rechnungskunden zum Einsatz, die in Verzug geraten sind. Ein großer Vorteil ist, dass Dunning ein Partner von Exact ist, der Software, die Pinkcube für die Buchhaltung verwendet. Täglich synchronisiert das Unternehmen die Rechnungen in Exact mit den Informationen in Dunning. Innerhalb der Software hat Pinkcube den Workflow in vier Phasen eingerichtet: mit einer Erinnerung, einer Aufforderung, einem Aufruf und einer E-Mail als letzter Chance. Das Unternehmen geht damit sehr sorgfältig um. So führt es beispielsweise eine zusätzliche Synchronisierung durch, um spätere Zahlungseingänge zu verarbeiten.
Vor dem Versand der Mahnungen wird auch eine letzte Überprüfung des Bankbuchs vorgenommen. Im Dashboard von Aryza Dunning sehen wir, wie die Schuldner sich verhalten und welche Maßnahmen wir ergreifen müssen. Es funktioniert perfekt.
Martijn Pouwels
Aryza Dunning in der Praxis
Gut genutzt wird auch die Notizfunktion von Dunning, um zum Beispiel nach einem Telefonat getroffene Vereinbarungen festzuhalten. Karien Helmink: „Das ist immer nützlich, um in der nächsten Phase darauf zurückzugreifen. Das System führt eine umfangreiche Historie des Kunden. Zum Beispiel, um zu sehen, wie es mit einer früheren Bestellung lief, die nicht rechtzeitig bezahlt wurde.“
Auf diese Weise kümmert sich die Finanzabteilung von Pinkcube nur dann um Zahlungsausfälle, wenn es wirklich notwendig ist. Martijn Pouwels: „Wir sehen nicht mehr jede Rechnung. Rechnungen werden automatisch in unserem Bestellsystem erstellt und gelangen von dort aus automatisch in die Buchhaltung und anschließend wieder automatisch in S4Dunning. Während wir früher jeden einzelnen Vorgang manuell überprüft haben, überwachen wir jetzt hauptsächlich Prozesse auf höchster Ebene. S4Dunning ist ein gutes Bindeglied zu Exact und bietet uns einen kontinuierlichen Einblick, der es uns ermöglicht, vorausschauend zu handeln, schneller zu reagieren und somit schneller an unser Geld zu kommen.“
Dunning kommt auch ins Spiel, wenn sicher ist, dass eine Rechnung nicht bezahlt wird und Pinkcube das Inkassobüro einschalten muss. Karien Helmink: „Unser Inkassopartner verwendet auch S4Dunning. Der Vorteil ist, dass wir die komplette Datei mit einem Knopfdruck übertragen können. Unser Inkassopartner erhält dann eine Nachricht auf dem Bildschirm und kann sofort mit der Arbeit beginnen. In S4Dunning können wir verfolgen, welche Maßnahmen sie ergreifen, wie der Schuldner reagiert und ob Zahlungen eingegangen sind. Ideal.“
Vorteile auf einen Blick
- Zeit- und Kostenersparnis durch automatisierte, individuell anpassbare Prozesse und Workflows
- Schnelle Skalierbarkeit und Flexibilität durch Anwendung in der Cloud (Software as a Service)
- Verfügbar für verschiedene Devices, wie Handy und Tablet, und in mehreren Sprachen
- Reduzierte DSO führt zu verbessertem Cash Flow