Fallstudie: coeo

Mustafa Kakar, Bailiff Manager bei coeo

“Wir entwickeln die nächste Generation von Fintech-Lösungen”

 

Als Teil der europäischen coeo Gruppe hat sich coeo Niederlande eine starke Position im Forderungsmanagement aufgebaut. Nach der Übernahme des Centraal Invorderings Bureau (CIB) im Jahr 2020 wuchs das Team in Rotterdam schnell auf 110 Mitarbeitende an. Im Jahr 2022 änderte CIB nicht nur seinen Namen in coeo, sondern führte gleichzeitig auch Aryza Control ein. Die Plattform ermöglicht einen reibungslosen Datenaustausch mit Gerichtsvollzieherbüros – von der Aktenübermittlung bis zu Statusberichten.

Die coeo Gruppe verfügt über ein strategisches Netzwerk in Europa mit eigenen Niederlassungen in acht Ländern: Belgien, Deutschland, Großbritannien, den Niederlanden, Österreich, Schweden, der Schweiz und – seit Anfang 2025 – auch in Norwegen. Mit über 600 Fachkräften bearbeitet die Organisation jährlich mehr als 5 Millionen Vorgänge und unterstreicht damit ihre führende Position im Markt.

Wegbereiter der digitalen Transformation

„Die Einführung von Aryza Control kam für coeo genau zur richtigen Zeit. Nach der Übernahme im Jahr 2022 wuchs coeo weiterhin rasant und erweiterte sein Dienstleistungsangebot für Großkunden“, sagt Mustafa Kakar, Bailiff Manager bei coeo. „coeo versteht sich als SaaS-Anbieter – als echte Fintech-Organisation. Wir entwickeln die nächste Generation von Fintech-Lösungen. Im traditionellen Forderungsmanagement heben wir uns dadurch ab, dass wir die Informationssysteme unserer Kunden schnell und unkompliziert an unsere eigenen Systeme anbinden können. Ohne die Einschränkungen veralteter Software sind wir in der Lage, flexibel zu innovieren und neue Technologien direkt umzusetzen“, erklärt Mustafa.

„Unter anderem durch die Einführung eines API-gesteuerten Datenaustauschs haben wir uns frühzeitig als Vorreiter in der digitalen Transformation positioniert“, so Mustafa weiter. „Diese strategische Entscheidung bringt sowohl für coeo als auch für unsere Kunden erhebliche operative Vorteile mit sich. Durch unseren fortschrittlichen Ansatz konnten wir uns innerhalb kürzester Zeit eine starke Marktposition aufbauen. Mit dem Fokus auf Technologie, Kundenorientierung und kontinuierliche Verbesserung sind wir in nur fünf Jahren vom Top-20-Anbieter zum Marktführer in den Niederlanden aufgestiegen.“

Zukunftsfähige Strategie

coeo Niederlande startete mit einer starken Position in den Bereichen Parkraumbewirtschaftung, E-Commerce und Abonnementdienste. Das Unternehmen wuchs erheblich, indem es intelligent auf neue Entwicklungen reagierte – etwa auf den Aufstieg von Mobility-as-a-Service mit Fahrrad-, Roller- und Carsharing-Abonnements. Dank einer weitreichenden Digitalisierung konnte dieses Wachstum ohne nennenswerten Personalzuwachs bewältigt werden. Durch kontinuierliche Innovation baut coeo eine flexible digitale Plattform, die für zukünftige Marktentwicklungen bestens gerüstet ist.

Menschlichkeit in der Technologie

„Künstliche Intelligenz spielt eine zunehmend wichtige Rolle in der Kundenkommunikation“, sagt Mustafa. „Mit unserem eigenen KI-Entwicklungsteam arbeiten wir an cAI – einer Plattform, die nicht nur operative Vorteile bringt, sondern vor allem den Kunden in den Mittelpunkt stellt. Bei der Entwicklung unseres Chatbots steht der Human Touch in Technology im Vordergrund – Technologie darf niemals zulasten der menschlichen Komponente gehen.

„Die ersten Testergebnisse sind vielversprechend“, so Mustafa weiter. „Wir sehen, dass das System in der Lage ist, empathische und individuell angepasste Gespräche mit Kunden zu führen. Wir rechnen damit, diese Conversational AI noch vor Jahresende einführen zu können. Auch wenn sich der genaue Einfluss erst mit der Zeit zeigen wird, sind wir vom Mehrwert für unseren Inkassoprozess überzeugt.“

Datengetriebenes Gerichtsvollzieherwesen

Als Bailiff Manager bei coeo betreut Mustafa fünf Gerichtsvollzieher – unterstützt durch Aryza Control, ein System, das er von seinem früheren Arbeitgeber in- und auswendig kennt. „Ich habe alle Entwicklungen und Verbesserungen der Software miterlebt. Sie verschafft uns einen perfekten Überblick über die Arbeit der Gerichtsvollzieher: von der Fallbearbeitung und dem Aktenstatus bis hin zur Kostenkontrolle. Diese Daten ermöglichen es uns, Prozesse zu optimieren und einzelne Fälle gezielter zu steuern. Wir teilen diese Einblicke auch mit unseren Kunden, was für vollständige Transparenz sorgt. So können sie fundierte Entscheidungen treffen – etwa, ob ein Verfahren fortgesetzt oder ein Vergleich angestrebt werden soll. Gerade weil jede Phase im Prozess unterschiedliche Konsequenzen hat, sind die Berichte von Aryza Control für eine durchdachte Strategie unverzichtbar.“

Ein effektives Benchmarking-Tool

„Aryza Control hilft uns dabei, Gerichtsvollzieher effektiv zu vergleichen und gezielt Anpassungen vorzunehmen“, erklärt Mustafa weiter. Wir analysieren nicht nur die Leistungsunterschiede, sondern suchen auch nach den zugrunde liegenden Ursachen. Warum ist ein Gerichtsvollzieher in bestimmten Fällen erfolgreicher? In welcher Phase befinden sich die Fälle? Welche Entwicklungen beobachten wir? Wo ist besondere Aufmerksamkeit gefragt? Das sind alles Fragen, die differenzierte Antworten erfordern. Alle zwei Wochen bespreche ich die Ergebnisse mit den Gerichtsvollziehern, um gemeinsam Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Die historischen Daten aus Aryza Control unterstützen uns dabei, fundierte Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.

Gemeinsam wachsen durch strategische Partnerschaften

„In unseren strategischen Partnerschaften blicken wir über die reine Dienstleistung hinaus. Wir suchen gezielt nach Kooperationen, die beide Seiten stärken und neue Chancen eröffnen. Diese Form der Zusammenarbeit geht über klassische Geschäftsbeziehungen hinaus – sie bildet die Grundlage für gemeinsame Weiterentwicklung. Das gilt auch für unsere Partnerschaft mit Aryza, in der wir kontinuierlich nach Mehrwert und neuen Möglichkeiten suchen, um uns gegenseitig zu stärken.“