Étude de Cas: Pinkcube

Un magnifique bâtiment scolaire rénové à la périphérie de la ville néerlandaise de Doetinchem abrite le siège de Pinkcube, un fournisseur de produits promotionnels et de cadeaux. L’entreprise est rapidement devenue un acteur majeur en ligne dans ce secteur très compétitif sous la devise « Le plus beau résultat, sans effort ». Pour la gestion des comptes clients, Pinkcube utilise Aryza Collect, une solution logicielle d’Aryza, depuis 2016.

À propos de Pinkcube

La rapidité est l’une des valeurs fondamentales de Pinkcube, car c’est ce que recherchent les acheteurs de produits promotionnels. Un devis est envoyé en moins d’une minute, une impression numérique gratuite avec le logo du client, par exemple, en une heure. La rapidité est une priorité tant dans la livraison des produits que dans le temps de réponse du service client, que ce soit par chat, e-mail ou téléphone. Pinkcube allie toujours la rapidité aux autres valeurs fondamentales de l’entreprise: une commande sans effort, la sécurité et la qualité. Cette dernière est notamment obtenue en travaillant avec des prix forfaitaires clairs et des fournisseurs soigneusement sélectionnés.

Gestion des comptes clients chez Pinkcube

Tous ces clients et leurs commandes sont liés à un flux de trésorerie dont Martijn et Karien sont conjointement responsables.

Une grande partie des clients paie à l’avance, tandis qu’une autre partie paie ensuite. “Le principe de base,” explique Martijn Pouwels, “est que les clients paient au moment de la commande, de préférence via le prestataire de services de paiement néerlandais iDEAL. Ils veulent récupérer leur argent le plus rapidement possible, bien sûr. Lors de la finalisation de la commande, le client a le choix entre différentes options de paiement.

Aryza Collect est indispensable pour les clients facturés qui sont en retard. Un gros avantage est qu’Aryza Collect est partenaire d’Exact, le logiciel que nous utilisons pour notre comptabilité. Dans le logiciel, nous avons mis en place un flux de travail en quatre phases: avec un rappel, un appel, un second appel et un e-mail comme dernière chance. Nous gérons cela avec beaucoup de soin. Par exemple, nous effectuons une synchronisation supplémentaire pour traiter les paiements entrants ultérieurs. Nous faisons également une vérification finale du livre bancaire avant d’envoyer les rappels.”

Aryza Dunning en action

La fonctionnalité de prise de notes d’Aryza Collect est largement exploitée, notamment pour consigner les accords établis suite à un appel téléphonique. Karien Helmink souligne: “Cela s’avère toujours utile lors de l’étape suivante. Le système conserve un historique détaillé du client, ce qui permet de vérifier comment s’est déroulée une commande antérieure qui n’a pas été réglée à temps.

De cette manière, le département financier de Pinkcube ne s’occupe des impayés que lorsque cela est vraiment nécessaire. Martijn Pouwels: “Nous ne voyons plus chaque facture. Les factures sont automatiquement créées dans notre système de commande et, de là, elles sont automatiquement transmises au service comptable, puis automatiquement renvoyées à Aryza Collect. Alors que nous devions autrefois vérifier manuellement chaque élément, nous surveillons désormais principalement les processus à un niveau élevé. Aryza Collect est un lien efficace avec Exact, nous fournissant des informations continues qui nous permettent d’anticiper les besoins, de répondre plus rapidement et, en fin de compte, de collecter nos paiements plus rapidement.”